Выскажусь... хотите ругайте, хотите нет...
Мне кажется, я так думаю
Выбирается несколько претендентов (городов) в котором кол-во клубников больше одного, дабы была возможность у них(принимающая сторона)
заняться некой организацией по месту проведения-пребывания, с контролирующим органом-советом клуба.
Потом жребий, ну чемпионат мира например по футболу...иииииииииии так... например Белоруссия г.Минск (принимающая сторона как обычно, ну б....я доигрались)

, ну это красиво можно на чаепитии сделать и в Москве, (не поймите превратно, барабанная дробь, барабан, там, хоть в шапке бумажки)...
Совет клуба открывает тему, там например дата такая то, место такое то, вот у нас 4 месяца
Ориентировочно, 2 цистерны с топливом- столько-то, номера такие то столько-то, попроще столько-то... у кого только на дорогу... вот тут не подалеку от места проведения лужайка... палатка...гитара...костер...
Питание будет: таким то, ЧАЙ

- таким то, девАчки - такие то... ну повестка дня или дней такая то
Сначала все смотрят друг на друга и друг у друга, там на следующий день у кого больше-меньше, на следующий день кто быстрее-медленее
Взнос до такого то числа стоко-то, в него входит там проживание, участие, ЧАЙ опять же, бутерброд.
А далее внимание! Ща буит жесть...
не подавшие заявку-взнос до такого то - нах
заявившее не приехавшие - нах
и действительно нах...
ну а там соответственно, грузовой самолет не полетел, жена рожает, больничный - все можно понять... так сказать форс мажор...
ну как то так...
добавлю:
Положение для иногородних

назовем так (префирия! не обижаться!):
однозначно кому то очень хочется и колется, но расстояние нужно покрыть приличное, тяжко... все все понимают...
подтягиваютЦа они значит ближе к совету клуба, ну понятно куда, за день-два... до выезда основного состава
Совет с привлечением собственных сил и средств или сторонних лиц берет на себя ответственность о размещении
транзитчиков...
дабы там умыться-подмыться-побриться, губы-лоск навести, в дальнюю дорогу опять же подправить что то (читай губы навести)
выспались ну и выдвинулись... думаю так приятнее и комфортнее будет всем
вот